Alejandro Cantero
PUNTOS CLAVE DE UNA REUNIÓN
Hemos agrupado los diferentes elementos que intervienen en el éxito de una reunión. Todos están internamente relacionados, cada uno de los factores que se describen a continuación interactuando sobre los demás, de manera que para una persona que necesite dirigir con mayor grado de acierto y efectividad sus reuniones, el conocimiento y control de estos elementos deberá ser su principal preocupación.
LOS CONTENIDOS
Desde el punto de vista del contenido son dos las cuestiones esenciales que deben preocuparnos :
- El tema de la reunión y el objetivo que persigue la reunión, es decir, qué resultados pensamos obtener una vez cumplida la reunión.
- El tema y los objetivos caracterizan el estilo de la reunión, la estrategia que deberá seguir el responsable debe ser inspirada por estos contenidos, así cada tema requiere unos determinados participantes o un método de trabajo más adecuado. Igualmente, según qué objetivos nos marcamos para una reunión necesitaremos diferentes tipos de participación, no será lo mismo :
- Resolver un problema
- Armonizar acciones y planes de trabajo
- Intercambiar
- Experiencias
- Opiniones
- Conocimientos
- Sentimientos
- Comunicar información a los asistentes
- Tomar una decisión
- Evaluar los resultados de un proyecto, ...
Durante toda reunión, quien la dirige debe tener presente el objetivo y el tema para no apartarse de ellos.
Muchas reuniones se convocan de manera trivial, aunque en realidad no sean necesarias en ese momento. Otras veces por ese mal denominado “reunionitis” o exceso de reuniones.
Para evitar estas situaciones es conveniente estudiar el objetivo, la necesidad y la conveniencia de la reunión.
El primer paso a dar consiste en descubrir el objetivo que se persigue, para lo cuál se puede recurrir a una estricta investigación de los hechos : ¿ qué, cómo, cuándo, dónde, porqué, ... ?.
El siguiente paso consiste en encontrar el método más idóneo para cumplir este objetivo, para lo cuál las preguntas útiles pueden ser del estilo de:
¿ a quiénes afecta ?, ¿ quiénes saben del tema ?, ¿ es necesario convocar una reunión ?, ..., además de la preparación del material, orden del día, ...
Preparar una reunión significa planificarla por adelantado, teniendo en cuenta que nuestras decisiones deben ser coherentes con los contenidos de la misma. Así, debemos planificar el día, la hora más apropiada y la duración de la reunión. Una reunión creativa no se hace igual un lunes que un jueves, y las personas no estamos igual de fluidos a las diez de la mañana que después de la comida.
Prepara tu discurso y te harás escuchar
Otra de las funciones del que prepara la reunión es la de informar, asegurándose de que todos los asistentes conocerán por adelantado los temas que se van a tratar y qué objetivos nos proponemos con la reunión.
Por último, una función vital y a veces la más olvidada para preparar las reuniones es ordenar los contenidos. No todos los temas que vamos a tratar tienen el mismo peso.
Dentro del orden de los contenidos será especialmente efectivo cuidar la secuencia de los temas, ya que si ésta es la adecuada los participantes avanzarán hacia el objetivo, de lo contrario darán vueltas y vueltas en discusiones inútiles. Una secuencia del estilo de :
CONOCER LOS HECHOS OBJETIVOS
- ¿ Qué ha ocurrido exactamente ?
EXPRESAR LAS OPINIONES DE LOS PARTICIPANTES
- ¿ Qué piensas tú al respecto ?
ENUMERAR LOS SINTOMAS DEL PROBLEMA
- ¿ Cuál es el problema ?
- ¿ Qué problemas se comparamos con los hechos ?
ANALIZAR LAS CAUSAS DEL PROBLEMA
- ¿ Por qué ocurre esto ?
PENSAR EN LAS POSIBLES SOLUCIONES
- ¿ Cómo se podría resolver ?
DECIDIR QUE SOLUCION ADOPTAR
-¿ Qué decisiones tomamos ?